Zakelijke meerdaagse bijeenkomst organiseren: vijf tips
Organiseer je binnenkort een zakelijke meerdaagse bijeenkomst? Dat is toch weer iets anders dan een bijeenkomst van een enkele dag. Zorg dat alles tot in de puntjes verzorgd is, zodat de meetings en andere activiteiten vlekkeloos verlopen. Dit zijn vijf nuttige tips.
Juiste accommodatie
Kies zorgvuldig een accommodatie uit voor een meerdaagse bijeenkomst. Het is belangrijk dat de aanwezigen zich hier op het gemak voelen. Daarom wil je op een mooie, luxe locatie een vergaderarrangement met overnachting boeken. Op zo’n plek staat de service voorop, wat de hele dag van pas komt. Of het nu aan de start van de dag bij de koffie en het ontbijt is, of aan het eind van de dag als het tijd is om naar de hotelkamer te gaan.
Eten en drinken
Als het ontbijt, de lunch en het diner goed geregeld zijn, draagt dat bij aan een goede productiviteit en algehele tevredenheid over het programma. Met een culinair arrangement voldoe je aan de wensen van de aanwezigen. Houd natuurlijk altijd rekening met de dieetwensen. Dit kun je van tevoren al opvragen en doorgeven aan de accommodatie of organisatie.
Inspirerende dagen
Het is voor de aanwezigen best een investering, om meerdere dagen mee te doen met een bijeenkomst. Daar mag dus ook wel wat tegenover staan. Organiseer inspirerende dagen, waar iedereen iets aan heeft of iets uit kan meenemen. De locatie kan al een rol spelen bij het inspirerende karakter. Richt verder het programma op de juiste manier in. Je kunt bijvoorbeeld workshops organiseren waarin men actief deelneemt. Dat is vaak interessanter dan achterover leunen en enkel luisteren. Al kun je dit tevens combineren.
Goede bereikbaarheid
Het is prettig als de locatie goed te bereiken is voor de aanwezigen. Houd rekening met bereikbaarheid op verschillende manieren. De een komt immers met de auto, de ander met het openbaar vervoer. Als er voldoende parkeeraangelegenheid is, maak je daar de gasten die met de auto komen blij mee. Zorg verder dat er een treinstation of busstation in de buurt is. Is dit niet goed mogelijk, bijvoorbeeld omdat je een afgelegen locatie hebt afgehuurd midden in de natuur? Dan kun je bijvoorbeeld nog denken aan een pendel service, om iedereen van A naar B te krijgen.
Alles aanwezig
Zorg tot slot dat alles aanwezig is op de locatie. Deels wordt dit doorgaans geregeld door de accommodatie. Maar je hebt zelf waarschijnlijk ook het een en ander mee te brengen, waaronder laptops en andere apparatuur. Geef je zelf een workshop? Neem daar dan ook alle materialen voor mee. Je kunt een checklist maken zodat je niets over het hoofd ziet.
Er gaat best wat tijd zitten in de organisatie van een zakelijke bijeenkomst. Start hier tijdig mee, zodat tijdens het evenement alles goed verloopt. Kijk ook vooral hoe andere organisaties het aanpakken, dat kan immers inspirerend zijn. Laatste tip: vraag na afloop feedback op van de aanwezigen. Wat viel in de smaak en wat kan een andere keer beter?
-S.jpg)
.gif)
